公益財団法人ソフトピアジャパンの「デジタル化」推進計画（vol.4）

導入前の課題

従来のオンプレミスPBXシステムは、以下のような課題を抱えていました。

1.電話機器構成
・財団事務所がある建物内への連絡や、研修施設への通話は、内線を用いて行われていました。

2.機器の老朽化
・現在使用しているPBXは、部品の提供が既に終了しており、故障時の修理が不可能な状態でした。
・機器の故障リスクが高まり、運用の信頼性が低下していました。

3.事務所外での電話の取次ぎ
・出張時やテレワーク時には、事務所の電話を受けたりかけたりすることができず、必ず事務所に電話を受ける人員を配置する必要がありました。
・出張中の職員に連絡を取るには、個人携帯に外線通話をかける必要があり、連絡手段が不便でした。

導入後の改善点など

クラウドPBX導入後、通信システムには以下のような改善が見られます。

1.外線通話の活用
・同じ建物内への連絡は、センタービルのPBXと財団クラウドPBXの連携仕様により内線電話が利用できなくなりましたが、外線通話を利用することで解決しました。

2.物理PBXの撤去
・PBX機能をインターネット上のクラウドから利用するため、事務所内への物理的なPBXの設置が不要になりました。これによりメンテナンスや機器更新の負担が軽減されました。

3.事務所外での電話の取次ぎ
・事務所内にはクラウドPBXに対応した従来型の電話機の設置に加えて、スマートフォンも職員に配布。スマートフォンやPCでも専用のアプリを入れることで、内線電話機として利用できるようになり、テレワークへの対応が可能になりました。
・出張やリモートワーク中でも、場所を問わず事務所の電話を受けたりかけたりできるようになり、業務の効率性が向上しました。

①クラウドPBXのメリット

・スマホのアプリから発着信が可能
クラウドPBXはスマートフォン、PC、タブレットなど多様な端末で利用できます。職員のスマートフォンにアプリをインストールすることで、固定電話番号を使っての発着信が可能です。スマホの電話番号とは別に使えるため、個人用とビジネス用の番号を分けて管理できます。

・柔軟性とスケーラビリティ
事業の拡大や縮小に応じてシステムを簡単に増減できるため、需要の変化に素早く対応できます。リモートワークやモバイルワークにも対応しており、多様な働き方を支援します。新しい機能の追加も容易で、ビジネスニーズに応じて迅速に対応可能です。

・最新技術の利用
自動アップデートにより、常に最新の機能やセキュリティ対策が適用され、安心して利用できます。AIや音声認識技術を活用することで、業務効率を向上させる新しいツールを導入できます。

②クラウドPBXのデメリット

・品質がインターネット環境に左右される
クラウドPBXはインターネットを通じて利用するため、インターネット環境に依存します。安定した接続環境では高品質の通話が可能ですが、地下鉄や高層階、トンネル内など、通常の電話でも品質が落ちる場所では通話品質も低下します。

・コストの長期化
サブスクリプションモデルのため、長期的なコストが発生します。コストパフォーマンスを最適化するためには、必要な機能とオプションを見極め、無駄なコストを削減する必要があります。定期的に利用状況をレビューし、不要な機能やサービスを見直してコストを削減することが重要です。

③クラウドPBX導入時の注意事項

・既存の電話番号の引き継ぎ
クラウドPBXはベンダーごとに利用できる電話番号が異なるため、既存の電話番号を引き継ぐには、①NTT東西の加入電話やISDNで取得した番号であること、②番号ポータビリティに対応しているベンダーであることが条件となります。事前にベンダーに確認を取りましょう。

・必要な機能の選別
クラウドPBXはコスト削減や業務効率化が大きなメリットですが、ベンダーによって料金体系が異なります。オンプレミス型の方がコストが安くなる場合もあります。導入時には、現場で必要な機能や解決したい課題に対応しているかを検討し、長期的なコストをシミュレーションすることが重要です。