公益財団法人ソフトピアジャパンのデジタル経営推進室で室長を務めています、難波田隆雄です。
現在、テレワーク実証に参加しております。実証期間中は実家から在宅勤務をしています。

通常通り8時半から業務を開始しています。日常業務については、出退勤管理のための「デジタル打刻管理アプリ」や、承認作業の効率化を図る「承認アプリ」などを活用することで、スムーズに実施できるような環境になっています。また、「シン・テレワークシステム」を通じて事務所のPCへアクセスし、出勤時と同様の環境で業務を実施しながら、Teamsやバーチャルオフィスツールを用いて職員とのコミュニケーションや会議も円滑に進めています。こうしたツールを活用し、テレワークの有効性を確認できる良い機会と感じています。

全体的に非常に満足しています。特に、アプリの活用により承認作業が円滑化され、出退勤や勤務状況の見える化、迅速なコミュニケーションが可能になった点が効果的だと感じています。また、IPAの「シン・テレワークシステム」によって財団事務所のPCにリモートでアクセスできる環境が整い、どこでも業務を進められるため、業務の継続性が十分に保たれています。

満足度を5段階で評価すると4で、紙の承認が残っている点が課題です。長期間のテレワーク時には紙の承認が滞る可能性があり、これを完全にデジタル化することで、より事業継続性の高いテレワーク環境が実現できると期待しています。また、事務所に出勤している他の職員とも検討しながら、よりよいものにしていきたいと考えています。

物理的に離れた場所から勤務をすることで、事業や組織を俯瞰し、客観的に評価・分析する機会にもなりましたし、BCPの観点からも、万が一の事態に柔軟に対応できる環境や仕組みについて実証できたと感じています。

また、これまで財団の若手職員が中心となって進めてきたデジタル化の取り組み（※）により、効率的かつ満足度の高いテレワークが実現できており、BCP対策の強化に大きく貢献している点に感謝しています。今回のテレワーク実証は、組織のDXやBCPの進捗度を測る重要な指標にもなると感じました。

今回の実証は私一人での結果であり、今後は他の職員にも実施してもらうことで、ナレッジを共有し、財団全体でBCP対策としてのテレワーク環境をより一層強化していければと思います。

※デジタル化の取り組みについては過去の記事をご参照ください。
　◆vol.2：デジタル化の舞台裏 ～職員が語る財団の変革～

私の室に所属する職員の業務については、年間目標を基に四半期、月、週という単位で進捗を確認していますが、テレワークの際には、チャットツールや昨年プロトタイプとして構築した「企業情報データベース」のシステムを活用して、状況を把握しています。特に、私の室では企業訪問のための出張が多いので、オンライン上で出張報告書や支援記録を確認し、必要に応じてオンラインミーティングで疑問点を解消したり、相談をしながら指示等を行っています。

そのほか、成果物や活動データについては、客観的な評価を基本としつつ、職員の取り組む姿勢や意欲も重視していますので、テレワークの際には、オンラインでのワンオンワンやチームでのミーティングなど直接的なコミュニケーションを図りながら、実施しています。

実証事業を実施した経験から、今後、管理職がより長期的なテレワークを実践するとなった場合、業務管理や人事評価がさらに難しくなる可能性があるように感じています。そのため、より頻繁なコミュニケーションや情報共有ツールの活用がますます必要になってくると思いますが、このような取り組みを通じて、職員が安心して働ける環境を整えることが重要であると考えています。

はい、継続したいです。デジタルツールの導入などの環境整備や制度によって、テレワークの実施が可能になりましたが、BCPの観点からも重要な働き方だと感じています。繰り返し実施する中で得られた効果や課題、改善点などを財団にフィードバックしていきたいと思います。

今後の課題として、現在進めている紙ベースの決裁の完全なデジタル化があります。これにより、長期間連続してテレワークを行う状況でも、業務の継続性がさらに強化されると思います。また、通信環境があることが前提になっているので、ネットワーク障害や停電時に業務が中断するリスクも課題です。これらの課題を解決し、BCP対策としてより強固なテレワーク環境を整備していきたいと考えています。

テレワーク実証の結果、デジタルツールの活用によって業務効率を保ちながら働くことができるという手応えを感じています。また、室のメンバーをはじめ他の職員の皆さんとの密なコミュニケーションを図ることで、事務所勤務と同様に事業を推進できる可能性も感じました。さらに、ナレッジを蓄積したり、制度が成熟していく中で、BCP対策にもつながっていくと思います。そのためには、様々な職位や家庭環境の職員の皆さんによる実証も進めてもらえるとよいかと思います。